Voortgangsgesprekken 5.0

Een van de wensen van veel organisaties is om gestructureerder aandacht te schenken aan het leren en ontwikkelen van medewerkers en om hun vaardigheden en talenten optimaal te benutten.  Voortgangsgesprekken (de vroegere functioneringsgesprekken….) voeren met medewerkers is een middel dat hier zeer bruikbaar voor is.

Het voeren van voortgangsgesprekken staat náást het voeren van een continue dialoog in bijvoorbeeld korte krachtige gesprekjes waar de medewerker feedback krijgt. Als je vaker korte gesprekjes hebt over iemands rol, kan iemand sowieso snel verbeteren (management by walking around).

Onderzoek van IBM Smarter Workforce Institute en  WorkHumanResearch Institute (2016) toont aan dat zo’n 81% van de werknemers die zijn/haar vaardigheden optimaal benut een positief gevoel heeft ten opzichte van zijn werkgever. Werken vanuit talent levert daarmee een gelukkige medewerker en daarmee ook een hogere toegevoegde waarde.

Om leren en verbeteren van elkaar (en door elkaar) te stimuleren willen organisaties doorgroeien naar een situatie waarin collega’s elkaar feedback geven over elkaars functioneren.

Het mag niet de bedoeling zijn dat voortgangsgesprekken als verplicht “nummertje” afgewerkt worden maar  het zou een moment moeten worden waar in alle rust reflectie kan plaatsvinden, waar constructieve feedback wordt gegeven, verbeterpunten worden besproken en waar focus gecreëerd wordt voor de aankomende periode. Het biedt ook een kans om de motivatie voor verdere ontwikkeling te bespreken.

De wijze waarop voortgangsgesprekken vorm krijgen is afhankelijk van het doel dat je als organisatie wilt bereiken. Voor veel organisaties is dit samengevat: vitale, wendbare, professionele medewerkers die in een plezierige werkomgeving werkzaam zijn. Dit bevat dus geen beoordelingselement!

Model voor het voeren van voortgangsgesprekken

Als onderdeel van een plezierige werkomgeving kun je voortgangsgesprekken op een niet-standaard-wijze voeren: in spelvorm!

Onderstaand model voor het voeren van voortgangsgesprekken is afkomstig  van “het Go-Grow-spel” dat is ontwikkeld door ParkTheater Eindhoven.

Het is de bedoeling het gesprek te voeren met behulp van een bordspel (of mbv een grote vloermat)

De onderdelen hoeven niet allemaal in elk gesprek aan de orde te komen. Het is mogelijk een prioriteit af te spreken met elkaar.

Het gesprek vindt plaats over vier onderdelen die gezamenlijk bijdragen aan strategische HR-doelen.

• Toekomstgroei (grow): Binnen dit onderdeel gaat het over toekomstige ontwikkeling, hoe ziet de toekomst eruit? Wat wil een medewerker leren, waar wil hij/zij in groeien? Waar mogen anderen jou op aanspreken?
• Kennis (know): Hier gaat het gesprek over kennis, deskundigheid, vakmanschap, ervaringen, vaardigheden, diploma’s, opleidingen, kwaliteiten van de medewerker
• Passie (glow): Waar word de medewerker warm van? Waarvan gaat hij/zij stralen? Hoe straalt dat uit naar de omgeving?
• Flow (flow): Bij het onderdeel Flow voert het gesprek langs onderwerpen als “wat je doet en hoe je dat doet?”

Spelregels voor dialoog

Bij het voeren van voortgangsgesprekken gelden “de spelregels” van het voeren van een dialoog:

• Wees écht nieuwsgierig naar de ervaringen, gedachten en gevoelens van anderen
• Probeer je open te stellen. Laat tot je doordringen wat de ander zegt
• Laat een ander zijn/haar verhaal vertellen. Vertel op dat moment niet jouw verhaal
• Geef niet je mening over een ervaring van een ander. Oordeel niet
• Vraag naar concrete voorbeelden en om toelichting als je iets niet begrijpt
• Waardeer het verhaal van een ander. Onderzoek de betekenis
• Spreek voor jezelf: praat vanuit de ik-positie, vermijd ‘je’ of ‘men’
• Behandel de ander zoals jezelf wilt worden behandeld: met respect en vriendelijkheid
• Geef een ander de tijd om na te denken, naar woorden te zoeken
• Zorg voor een gespreksleider

Een dialoog is geen debat, discussie over meningsverschillen, stellingen of standpunten. Naar elkaar luisteren en het delen van ervaringen, dromen en mogelijkheden staat voorop. Je overtuigt de ander niet vanuit een eigen standpunt, maar luistert aandachtig naar elkaars ervaringen en probeert te begrijpen. Meningen worden naast elkaar geplaatst in plaats van tegenover elkaar.

Aanbod

In een krachtige workshop van een dag leer je het spel beter kennen en oefen jij met je team om voortgangsgesprekken te voeren die er werkelijk toe doen. Zo bouw je aan werkgeluk!

Geïnteresseerd in deze workshop? Neem dan contact op!